Betriebskosten sind Kosten, die beim Eigentümer als Lasten des Grundstücks anfallen. Sie sind vom Eigentümer zu tragen. Das gilt grundsätzlich auch, wenn eine Immobilie vermietet worden ist. Allerdings wird meist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten zu erstatten hat. § 556 Abs. 2 S. 1 BGB sieht die Möglichkeit vor, hierzu entweder Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung zu vereinbaren oder eine angemessene Pauschale vorzusehen, mit der die Betriebskosten insgesamt abgegolten sind.
Nach der gesetzlichen Definition in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Damit ist zunächst festgelegt, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die (1) gerade durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) an einer Immobilie (2) laufend entstehen. Einmalige Kosten sind deshalb keine Betriebskosten.
Der § 2 BetrKV listet die allgemeinen Betriebskostenarten enumerativ (aber nicht abschließend) auf, nämlich u.a.
- die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks,
- die Kosten der Wasserversorgung,
- der Heizung,
- Aufzüge,
- Straßenreinigung,
- Müllabfuhr,
- Gebäudereinigung,
- Ungezieferbekämpfung,
- Gartenpflege,
- Beleuchtung,
- Schornsteinreinigung,
- Sach- und Haftpflichtversicherung,
- für den Hauswart,
- für den TV-/Kabelanschluss
- sowie sonstige Betriebskosten.
Eine wichtige und in der Praxis häufig umstrittene Abgrenzung betrifft die Unterscheidung von umlegbaren Betriebskosten und nicht-umlegbaren Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten. Letztere sind grundsätzlich in der Miete enthalten und können deshalb schon nicht auf den Mieter umgelegt werden, weil es begrifflich keine Betriebskosten sind. Instandhaltungskosten, also Kosten für Wartung und Inspektion sind aber umlegbar. Voraussetzung ist, dass es laufende Aufwendungen sind (z. B. Wartung der Aufzugsanlage). Eine Ausnahme bilden Kleinreparaturklauseln, mit denen die Kosten für Instandsetzungen und Entstörungen bis zu einem im Mietvertrag bestimmten Betrag direkt auf den Mieter abgewälzt werden.
Betriebskosten sind jährlich abzurechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart worden sind.
Die Betriebskostenabrechnung muss nach der Rechtsprechung mindestens folgende Angaben enthalten:
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll;
- die Angabe und Erläuterung der zugrundegelegten Verteilerschlüssel;
- die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll (für jede Betriebskostenart);
- den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.