Das Aktenzeichen (Abk. Az.) ist die Signatur einer Akte (unabhängig vom Medium). Es wird anhand des Aktenplans und des danach geführten Aktenverzeichnisses systematisch vergeben und zusammen mit dem Aktentitel auf dem Schriftgutbehälter vermerkt und im Aktenverzeichnis geführt. Das Aktenzeichen wird oft mit dem Geschäftszeichen verwechselt, ist allerdings nur ein Teil des Geschäftszeichens.

Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte- es darf nicht zweimal vergeben werden. Zum Thema anfallendes Schriftgut muss also eindeutig über das Aktenzeichen zugeordnet werden können.

Der grundsätzliche Aufbau eines Aktenzeichens ist in Deutschland: Aktenplankennzeichen (Notation) /(Solidus) Ordnungsnummer der Akte. (Es werden Akten grundsätzlich nur zur untersten Ebene des Aktenplans („Betreffseinheit“) und nur nach Bedarf gebildet.) Beispiele: 7654/8, 211321/37, 211431/0.

In der Praxis sind auch starke Abweichungen dieser Technik möglich.

Durch sogenannte „Ableitungen“ werden die Aktenplannummern um teils systematisch verwendete Unterteilungen ergänzt, zum Beispiel nach Bundesländern. Zur Entlastung der Hauptakte gebildete „Sondersachakten“ werden mit römischen Ziffern bezeichnet, die der Ordnungszahl nachgestellt werden.

Beispiel: V 2200-BY/14 III.

Bandnummern werden mit „Bd.“ oder „-“ (Divis) angehängt.

 


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